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新工具和使用提示

问题:如何时时监督项目的进展状况,使客户和管理者能准确及时的了解项目的状态?如何使各地分公司共享信息,以选择最佳资源实现任务的合理分配?如何能够确保生产各环节的人员严格执行所规定的流程,并相应的进行记录?

新译通解决方案:新译通投入专门的人力资本,自行开发了一个基于项目流程的管理软件。该系统十分全面,包括项目管理,资源管理,人事管理,客户管理,合同管理,财务管理以及员工办公桌面邮件和信息管理等主要模块。各个模块之间独立成型,可以根据实际需要灵活进行模块功能的变更和定制,解决了企业内部的资源整合问题,使项目管理和人力资源分配可视化。其重要特色有:

1. 针对性强
系统面向业务流管理,处理流程清晰,功能集中,避免了通用办公软件结构烦杂,热点散乱,重点不突出的缺点。

2. 具有实战经验
目前将该系统用于公司内部翻译业务流程管理,取得良好效果。

3. 网上移动办公
可以将整个系统发布到Internet上,任何员工只要根据自己的账号和密码就可以轻松的在异地办公,尤其是对于异地分公司,或兼职的员工,可以方便获取自己的任务,和提交完成的项目。

4. 自动化的业务处理
从项目的开始到完成,最大程度地避免人工干预,实现计算机的自动处理。系统还自动地监控业务的进度,即时调整任务的分配和管理,使业务的进度和质量得到有效控制。

5. 采用流程控制,安全审计
各个系统内部和子系统之间的数据联系非常密切,流程性很强。在对数据库进行访问和它们之间进行交换数据时,都通过了流程控制层和数据安全审计层。采用流程控制,每一类事务都按照预先设定的流程进行转发,操作人员只需关心自己现在将要做什么就可以了,至于处理或审批完的数据转发到何处,全部由流程控制程序自动完成。另外,一个事件在各个阶段审批过程中,通过控制流程可以实现不同表单之间的数据交换,减少数据的重复录入。

6. 强大的管理功能
系统具有多方面的管理功能。还有各种输出报表,图表等功能。统计分析为系统决策做好准备。

目前该系统已全面投入使用,极大的提高了公司的运营效率和项目质量。 

问题:当翻译小组成员在网络上共享翻译记忆库 (TM) 时,如何保证它的一致性?

当团队成员在网络上共享一个 TM 时,由团队成员保持 TM 内部和全部翻译内容之间的一致性至关重要。当您想保持 TM 的一致性时,可以设置全部翻译人员都有权“改写” TM,这样将造成不同翻译人员采用不同的翻译,因此在翻译过程结束后,您不得不通过 TM 检查全部翻译文件的一致性。当您设置每个参与人员的不同权限时,相同的句子可能有不同的翻译,当然,您可以编辑 TM,但是在编辑和校对过程后,如果编辑和校对不是通过 TM 进行的,您就必须复查 TM 和翻译内容的一致性并进行修改。(许多公司将文件打印到纸上进行编辑和校对)

因此,如何在保证 TM 和翻译一致性的同时提高效率是项目经理需要解决的问题。

新译通解决方案: 翻译人员一旦发现或不同意 TM 中相同或类似句型的翻译时,立刻与放入TM 的那位翻译人员讨论并达成一致,或者。修改以前的翻译并更新 TM,或采用原由TM中的翻译。如果在校对过程中发生类似情形,该校对人员需要与所有相关的翻译人员讨论并达成一致后做相应处理。要做到这一点,TM 设置和管理尤为重要,必须在 TM 中包含所有文件名属性、翻译人员属性、文件类型属性、时期属性等。更为重要的是所有翻译校对人员必须随时沟通。也就意味着,所有项目组成员必须是专职人员才能采用该方法。该方法,看似效率不高,但是对于大型项目,最好采用该方法以解决严重的不一致问题。

另一种方法是,项目经理将设置团队成员的不同权限级别,这样可能造成相同句子有不同 TM,但也可能帮助技术校对人员选择最佳翻译,同时技术校对人员也将编辑 TM,保证一个句子对应一个 TM,技术校对人员比项目进度晚一天复查全部翻译内容。翻译人员不能改写技术校对人员修改的 TM。语言专家校对打印在纸上的文件,项目经理最终确认修改和更新 TM。这就是我们为每 2 名翻译人员分派 1 名技术校对人员和 1 名语言校对人员的原因。

乍看起来,效率相对较低,但从长期使用角度看,效率还是比较高的,因为 TM 保持高质量和良好的一致性,所以大项目的校对工作变得越来越少,同时可以及早发现翻译的问题和错误,防止在校正之前错误越来越多,同时用在校正方面的时间会越来越少,通过这种方式,我们可以解决很多问题。

 

 
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